Om een doel te bereiken heeft een team een strategie nodig om dat doel te bereiken, evenals een plan waarmee het zijn strategie kan implementeren - hoe formeel ook. Maar zelfs het best uitgewerkte plan kan het succes van een team belemmeren als het geen ruimte laat voor flexibiliteit in een veranderende omgeving, bij onverwachte situaties en onvoldoende rekening houdt met de verschillende behoeften van teamleden.
Peak Performance, Catalyst Global's nieuwste innovatieve ervaringsgerichte leermiddel, gebruikt een gesimuleerde Mount Everest expeditie om teams te leren hoe ze effectief kunnen samenwerken in veranderende situaties.
Plannen voor het onverwachte
Hoewel bergwandelingen en een bedrijfsomgeving elkaars tegenpool lijken te zijn moeten teams in beide contexten samenwerken om succesvol te zijn.
In het alpinisme liggen veel onderdelen van een plan vast terwijl bepaalde onderdelen flexibel moeten blijven. Weersomstandigheden kunnen snel veranderen. Klanten die een uitgebreide ervaring en hoge fitness niveaus lijken te hebben kunnen op grote hoogtes falen. Door lang voordat ze naar de berg gaan uitgebreid te repeteren op 'wat als' scenario's, bereiden klimteams zich voor op het onverwachte.
“We gingen naar die berg met een geweldig plan, een elegant plan," zo werd David Finlay Breashears, een Amerikaanse bergbeklimmer, geciteerd in Leadership: Leadership Lessons from Survivors, 2006.
"Een goed plan maakt je lenig, zorgt dat je niet vast zit. Het onze verschafte ons opties … ruimte om te bewegen'.
Dat geldt ook in zaken. Blijf flexibel om het project tijdens de rit aan te kunnen passen en wijzig regels en voorschriften als dit noodzakelijk is. Als teams zich te sterk vasthouden aan een plan, maakt dat ze kwetsbaar. Ze kunnen dan onvoldoende inspelen op veranderingen in de bedrijfsomgeving. Door vooruit te lopen op een verscheidenheid aan verschillende scenario's kunnen teams zich op een doordachte wijze aanpassen aan veranderende omstandigheden. Ze hebben beter door wat er in de weg staat of wat geregeld moet worden. Ze houden daarbij oog op vooruitgang.
Een Evenwichtige Benadering Van Planning
In het bedrijfsleven, net als bij klimmen, is het noodzakelijk om de stappen te identificeren die nodig zijn om vooruitgang te boeken. Een overzicht hebben van de meetbare, op tijd gebaseerde activiteiten en mijlpalen vormt de sleutel tot succes in ieder project. Maar verstrikt raken in de details kan ook in de weg staan van de vereiste actie in het licht van onvoorziene zaken, en daarmee een tol eisen van het teammoraal en uiteindelijk de weg naar het gemeenschappelijke doel in gevaar brengen.
De voorbereiding op het beklimmen van Mount Everest vergt planning en maanden, soms jaren training: de juiste mensen met de benodigde kennis en vaardigheden worden geselecteerd, klimmers moeten fysiek worden voorbereid, financiële planning moet worden ingevuld, benodigde apparatuur moet worden aangeschaft en vervoerd, en het plannen van de eigenlijke expeditie en het creëren van routes gebeurt op basis van uitgebreid onderzoek. Eenmaal op de berg kunnen onder andere veranderende weersomstandigheden, ongelukken, zoekgeraakte of kapotte apparatuur een trekroute volledig doen ontsporen. Het team moet samenkomen om deze uitdagingen het hoofd te bieden, effectief te communiceren, kalm en positief te blijven, en problemen op te lossen. Het team brengt wijzigingen aan in het oorspronkelijke plan om beter in te spelen op gewijzigde omstandigheden.
"We moesten klimmen op het schema dat de berg dicteerde en niet op het onze," aldus Breashears
In een zakelijke omgeving zetten veranderende omstandigheden zelden mensenlevens op het spel, maar ze zijn niet minder bedreigend voor het uiteindelijke succes van een team als geheel.
Op een leuke en meeslepende manier brengt Peak Performance deelnemers in een situatie waarbij planning en communicatie vereist zijn door teams terwijl tegelijkertijd flexibiliteit nodig is om het plan door een veranderende omgeving en opgeworpen obstakels te loodsen. De deelnemers leren zo ervaring opdoen in flexibele planning voor succes.
