Goed geplande teambuilding activiteiten en -betrokkenheid zouden de basis moeten vormen van zakelijke retraites, zegt Stuart Harris.
Maar al te vaak zien organisatoren en deelnemers aan deze zakelijke retraites deze activiteiten als de zoveelste teamvergadering, maar met de toegevoegde bonus van een fatsoenlijke maaltijd of een rondje golf. Het is echter een uitstekende gelegenheid om de bedrijfscultuur te verstevigen door het team uit hun dagelijkse drukke omgeving weg te halen en vanaf een afstand opnieuw kennis te laten maken met het bedrijf in zijn geheel. Veel van deze zakelijke retraites gaan uit als een nachtkaars en hebben geen duurzaam effect. Waarom? Omdat ze vooraf veel nadenken en plannen vereisen om succesvol te zijn - tijd die veel organisaties niet hebben. De structuur van een retraite is even belangrijk als de logistiek, zoals de locatie, agenda en reizen, om ervan verzekerd te zijn dat werknemers zich betrokken voelen bij de geplande activiteiten en nog belangrijker, zich vooral betrokken voelen bij elkaar.
Waarom is betrokkenheid van medewerkers belangrijk?
Het programma en de agenda is jouw manier om zowel de aandacht van medewerkers vast te houden en om te zorgen dat ze zich betrokken voelen bij het uitje.
Het hebben van een vastgesteld plan en doelen voor de dag is belangrijk omdat het de gewenste uitkomsten stimuleert. Het is belangrijk dat je vooraf nadenkt over wat je wilt bereiken, het gedrag dat je wilt ontwikkelen, of de dynamiek die je probeert te wijzigen. Ervaring heeft ons geleerd dat, hoewel velen kiezen voor een "vrijblijvende" dag met een verscheidenheid aan onderwerpen om te bespreken, dit vaak niet leidt tot productieve discussies. Hiervoor is een goed doordachte agenda nodig aangevuld met doelstellingen en duidelijk geformuleerde resultaten van elke activiteit.
Alle deelnemers moeten makkelijk kunnen inzien hoe hun discussies mee kunnen helpen om de organisatie haar doelen te laten behalen.
Als je de betrokkenheid van medewerkers bij een zakelijke retraite wilt vergroten is steun en medewerking van topmanagers van het allergrootste belang.
Omdat ervaren teamleden veel invloed hebben in de onderneming, kunnen ze gebruikt worden om anderen te motiveren en maken ze het uitje "belangrijker" door er zelf aan deel te nemen. Als medewerkers actief betrokken worden zal het geleerde hen waarschijnlijk beter bijblijven als ze weer terug op de werkplek zijn.
Hoe kun je medewerkers betrekken bij de retraite?
Het inhuren van gastinstructeurs of motiverende sprekers is een geweldige manier om discussies uit te lokken en de retraite van reguliere vergaderingen te onderscheiden. Echter, je moet er wel voor zorgen dat zij goed bij je team passen en niet slechts merkambassadeurs zijn.
Met de uitgenodigde spreker bespreek je de globale doelstelling van het bedrijf of doel van je verblijf. Dat stelt hen in staat daarmee bij hun presentatie rekening te houden, zodat ze al je verwachtingen kunnen overtreffen. Het inplannen van spannende (of onconventionele) onderdelen is een belangrijke oorzaak van succes in zakelijke retraites. Leuke teambuilding activiteiten mogen niet vergeten worden, vooral wanneer deelnemers in vergaderingen al lange tijd zittend hebben moeten doorbrengen. Energisers, interactieve 'breakout' sessies of andere nieuwe toevoegingen aan het programma kunnen helpen om de dag te breken en ze stimuleren motivatie: deze kunnen variëren van muzikale intermezzo’s, wedstrijden of volledige toernooien. In grotere organisaties zijn deze handig om interactie tussen teamleden die normaal niet met elkaar communiceren aan te moedigen. Het inschakelen van een externe facilitator om de dag te plannen en te organiseren, zoals Team Building Asia, kan waardevol zijn bij een team retraite. Ze zijn tijdens het proces vrij om te gaan en te staan waar ze willen zonder vooraf bepaalde ideeën over de teamdynamiek te hebben. Zij zullen idealiter onderdeel zijn van het planningsproces. Op deze manier kunnen ze alvast wennen aan de onderneming en haar doelen, om ervoor te zorgen dat de dag impactvol verloopt. Om te zorgen dat het harde werk tijdens de retraite niet voor niets is geweest is het belangrijk om na de dag een duidelijk plan met volgende stappen en mogelijkheden voor feedback gereed te hebben. Consolideer notities en acties in één document en verspreid deze onder alle deelnemers. Ook moet het bedrijf zelf kritisch kijken naar de sterke en zwakke punten van de retraite om eventuele verbeteringen voor de volgende keer door te voeren.
Belangrijkste Leermomenten
Tijd en moeite besteden aan het plannen van een interessante bijeenkomst buiten het bedrijf waarbij alle werknemers worden betrokken, kan voor het resultaat van de dag echt een enorm verschil maken. Een succesvol team retraite kan een veel bredere impact hebben op de organisatie, waardoor nieuwe manieren worden gecreëerd om te communiceren en blijvend en positief de teamdynamiek te veranderen.
Stuart Harris is medeoprichter en managing director van Catalyst Hong Kong & China, Team Building Asia
